電話代行サービスって一体何?

電話対応をプロに任せて本業に専念

現在、家庭においては掃除代行や買い物代行など、各種の代行サービスが利用できるようになっていますが、会社等のオフィスにおいても事情は同じです。業務の合理化・省力化に役立つさまざまなアウトソーシングサービスが普及しています。そうした中にあって、特に小規模な事業者の間で高い評価を得ているのが、電話代行です。
電話代行とは、読んで字のごとく会社等における電話対応を代行するサービスです。電話対応には外からかかってきた電話を取る場合と自ら電話をかける場合の2種類がありますが、電話代行において提供されているのは主として前者に関する代行サービスです。後者に対するサービスも存在しますが、販促のための営業電話等を代行するコールセンターサービスという別カテゴリーに分類されるのが一般的です。

きめ細かな対応が可能

電話代行を利用した場合、会社の代表番号などにかかってきた電話は特殊な機器を使って代行業者の許へ転送されます。そして専門のオペレーターが対応し、相手方とのやり取りを文書化して、通話終了後にメールやファックス等で依頼者に通知します。依頼者はその内容を確認したうえで事後対応を取ることができます。
電話代行が単なる留守番電話サービスと異なるのは、さまざまなカスタマイズが可能であることです。たとえばオペレーターが電話に出た場合、「○○会社の何某です」といった具合にまるでその社の事務員であるかのように名乗らせることができます。また、対応の仕方も伝言を預かるだけでなく、事前にスケジュールを登録しておくことでオペレーターにアポイント取りを一任したりすることも可能です。これにより、相手方になるべくストレスを与えない、スムーズな電話対応が実現できます。