サービス内容をしっかり把握しておくことが大切!

受信業務の代行について

事業の立ち上げなどに伴って事務所などを開設すると、問い合わせや注文など、各種の電話受信業務が発生することになります。従業員の人数が少ない場合、事務所に常に誰かがいるとは限らないので、電話受信専門の従業員を設置することになりますが、もともとの従業員が少ないので、本来の業務を圧迫することになります。
そこで電話代行業者の活用が考えられます。電話代行業者とは、本来の事業の外部にあって、電話の受信業務を代行してくれるものですが、一般的には代行業者の事務所で電話を受け、その内容によって、即座に、あるいは定期的に契約先の事業者へ報告を行うというものです。これなら、従業員は本来の業務に専念しながら、電話受信にも対応することができます。

受信業務とサービス内容について

ここで注意しておかなければならないのが、電話代行業者の具体的なサービス内容です。代行業者は、本来契約先の業務内容については門外漢なので、商品や業務についての細かい問い合わせについては対応できません。そこで、あらかじめ商品や業務についての事項を開示しておき、問い合わせに対応できるようにしておくことが必要です。
また、問い合わせの内容によって契約先への連絡のタイミングが異なるので、この点についても、どのような内容の問い合わせであれば、どのようなタイミングで連絡するべきか確認しておくことが必要です。
このようにサービス内容を確認することで、代行業者を利用することで、かえって事業の滞りが起こらないようにすることができるのです。

電話代行サービスは、お客様からの電話をオペレーターへ転送して情報や用件を聞き、メールなどで連絡するサービスです。会社に不在でも、既存客の電話や新規のお客様を逃すことなく仕事に集中できるので効率的です。